Что можно улучшить в работе компании

 

Владельцы либо топ-менеджмент компаний с какого-то момента (часто в кризисной либо, реже, предкризисной ситуации) начинают задумываться о внедрении тех или иных изменений (в идеале – улучшений) в процессах либо в организации работы компании.Улучшения могут планироваться разные:Внедрение либо замена КИС компании на «более современную», более «продвинутую».«Реинжиниринг». И выявить нелояльных коллег

Работа над ошибками

Проводите работу над ошибками на совещаниях и планерках. Это поможет научить сотрудников решать возникающие в ходе работы проблемы, анализировать свои действия, оценивать последствия и вовремя устранять ошибки. Помимо этого, наиболее частые ошибки можно вносить в содержание внутренних тренингов, тем самым предугадывая их повторение разными сотрудниками.

Клерк Реклама Пакет курсов «Начинающий: учет, проверки, управленка» Три онлайн-курса от «Клерка» за 5990 руб. вместо 18 200 руб. Узнать больше

Оптимизация вашего бизнеса: 7 работающих приемов

Оптимизация вашего бизнеса: 7 работающих приемов
  1. Вынесение ИКР (идеального конечного результата) за рамки процесса.

При оптимизации бизнеса нужно корректно описать ИКР. Кажется, что сформировать его при создании бизнес-процессов довольно просто. Искать же ИКР в рамках бизнес-процесса неправильно.

Пример:

Московская фирма занимается производством товаров, используемых клиентами России и СНГ. Отдел логистики данной компании поставляет своим заказчикам продукцию за счет собственного автотранспорта. В последнее время затраты на содержание этого отдела возросли. Поставка товара заказчикам посредством своего транспорта стала проблемой для компании. Ошибочный метод установления ИКР выглядит так: «Уменьшить расходы на доставку продукции компании собственным транспортом на 10%».

Но инициатор оптимизации бизнеса перекрывает для себя всевозможные ресурсы сложившейся ситуации. Лучше, если метод установления ИКР будет сформулирован так: «Принять соответствующие меры по доставке продукции, чтобы она не превышала определенного количества рублей на заданное расстояние».

Как использовать прием?

Создать ИКР, которого можно достичь за счет реализации бизнес-процесса и иными доступными методами.

  1. Исключение лишних шагов из процесса.

Для реализации этого способа оптимизации бизнеса нужно внимательно проанализировать каждый этап процесса и рассмотреть возможность исключения или объединения некоторых из них.

Пример:

При приеме на должность менеджера по продажам в компанию «Техносила» соискатель обязан был пройти определенные этапы:

  • Прохождение собеседования с менеджером по подбору персонала (оно ведется по телефону).
  • Прохождение собеседования с менеджером по подбору персонала (лично в офисе компании).
  • Прохождение собеседования с руководителем торговой точки.
  • Подготовка и доставка пакета документов для приема на работу в офис компании.

Приступить к работе менеджера по продажам в определенный магазин возможно, только если соискатель пройдет все вышеперечисленные этапы.

Менеджер по подбору персонала не должен допустить, чтобы к директору магазина попали случайные люди, не подходящие ни по возрасту, ни по образованию, ни по опыту работы и т. д. Он фильтрует соискателей на должность менеджера по продажам, а директор магазина принимает окончательное решение о принятии на работу того или иного претендента. После проведения анализа всех четырех этапов приема на работу менеджера по продажам было принято решение упразднить 2-ой и 4-ый этапы в связи с тем, что отсеять лишних кандидатов возможно уже на этапе телефонного собеседования, а оформление на работу производить непосредственно в магазине, в который принимается будущий сотрудник.

Как использовать прием?

Проведите анализ всей последовательности действий бизнес-процесса, задав определенные вопросы:

  • Имеются ли повторяющиеся этапы, которые можно исключить из процесса или объединить его с другим этапом?
  • Необходимы ли все этапы процесса, чтобы достичь его основной цели? Возможно ли обойтись без некоторых из них?
  1. Изменение последовательности этапов исполнения процесса.

Пример:

Алгоритм действий выдачи кредита в одном из банков происходит следующим образом: менеджер банка оформляет все документы, тем самым выполняя около 90 % работы, а затем делает запрос в службу безопасности. В результате, если служба безопасности отказывает в выдаче кредита, то 90 % данной работы оказываются проделанными впустую, а это временные затраты сотрудников банка, амортизация оргтехники, расход материалов на подготовку и распечатку документации, а также упущенная выгода. В любой отрасли бизнеса есть определенные риски, но цель руководителя – минимизировать их. В рассматриваемом примере при введении процедуры оптимизации бизнеса необходимо поменять местами этап оформления кредита с этапом проверки службой безопасности, что позволит существенно сократить количество операций исполнения процесса.

Как использовать прием?

Проведите анализ всей последовательности действий бизнес-процесса, задав определенные вопросы:

  • Какие этапы процесса считаются самыми важными для того, чтобы успешно его завершить?
  • Есть ли возможность сместить важные этапы в начало процесса?
  1. Дробление операций

Считается, что при более усовершенствованных процессах к квалификации работников предъявляется меньше требований. Если грамотно использовать этот метод оптимизации бизнеса и раздробить все бизнес-процессы, то это, несомненно, приведет к упрощению бизнес-деятельности в целом. Такой способ распространен еще с древних времен.

Пример:

Англия, 17 век. Один из ремесленников производил булавки в собственной мастерской. Им были наняты подмастерья, ведущие процесс изготовления булавок от начала до конца. В определенный кризисный период ремесленник не смог оплачивать труд своих помощников, он был вынужден прекратить с ними сотрудничество и принял решение разбить процесс изготовления булавок на определенные операции, которые мог производить любой, даже необразованный человек. Ремесленник набрал на улице мальчиков 15-ти лет в качестве работников мастерской. Он смог сократить расходы на оплату труда и при этом увеличить производство булавок в 200 раз. Когда ремесленник использовал труд квалифицированных работников, мастерская производила примерно 80 булавок за рабочий день, а после разделения на мелкие операции и при использовании неквалифицированной рабочей силы производство булавок достигло 48 000 штук за тот же период.

Как использовать прием?

Проведите анализ всей последовательности действий бизнес-процесса, задав определенные вопросы:

  • Какие этапы процесса нуждаются в высокой квалификации производителя?
  • Возможно ли разделить производственный процесс на мелкие операции с целью снижения требований к работнику?
  1. Вынесение операций за рамки основного процесса

Зачастую в сверхсложных бизнес-процессах, переполненных операциями, один работник выполняет сразу все действия, чем затягивает процесс и ведет к снижению его качества. Универсальные работники встречаются нечасто. Например, работник собственной автомастерской на окраине города может самостоятельно починить хоть карбюратор, хоть двигатель, но в условиях профессионально оборудованной автомастерской такой вариант вряд ли возможен.

Пример:

Менеджеры по продажам компании «Столплит», занимающейся реализацией мебели, самостоятельно оформляли кредиты. Из-за такой загруженности продавцов возникло множество проблем, таких как:

  • затягивание процесса оформления кредита из-за неспособности продавцов быть профессионалами и в продажах, и в оформлении документов;
  • спад уровня продаж по причине временных трат на оформление кредитов;
  • ошибки в оформлении документов и, как следствие, снижение количества выданных кредитов.

В данном примере четко видно, что обязанность продавцов оформлять документы на кредит затягивает процедуру продаж в розницу, несмотря на то, что изначально кредитная линия создавалась с целью их увеличения. Несомненно, продажа мебели в кредит является плюсом для магазина, но только не за счет снижения качества обслуживания клиентов продавцами торговой точки.

Руководство компании нашло простой выход из сложившейся ситуации, а именно: был создан удаленный центр по оформлению кредитных договоров (УЦОК), который сотрудничал с различными банками- компаньонами «Столплит». Единственное, что должен был осуществить продавец, предлагая клиенту кредит, – это сделать ксерокопию страниц паспорта и направить их в УЦОК, предварительно указав размер и срок кредита.

Как использовать прием?

Проведите анализ всей последовательности действий бизнес-процесса, задав определенные вопросы:

  • Какие операции занимают больше всего временных и материальных ресурсов?
  • Возможно ли поручить выполнение данных операций другим работникам, не принося при этом убыток бизнес-процессу? Руководитель должен понимать, что некоторые из них могут выполнить не только его сотрудники, но и компании-аутсорсеры.
  1. Объединение операций во времени и (или) пространстве

Пример:

Рыбные консервы производятся на судне, которое занимается ловлей рыбы. В месте добычи полезных ископаемых зачастую занимаются их переработкой. В приведенных примерах компании использовали такой метод оптимизации бизнеса, как объединение добычи и производства.

 Как использовать прием?

Проведите анализ всей последовательности действий бизнес-процесса, задав определенный вопрос:

  • Имеются ли в процессе операции, которые необходимо соединить во времени и (или) пространстве?
  1. Автоматизация, передача выполнения части или всех функций машине

Данный способ применим тогда, когда можно в полном объеме автоматизировать производственный процесс, а сотрудник необходим лишь для обслуживания специализированных машин.

Пример:

В 1880 году в США появились первые торговые автоматы, которые заменили продавцов.

В 1946 году появились первые аппараты по производству зернового кофе, заменив тем самым не только продавцов, но и барменов.

Как использовать прием?

Проведите анализ всей последовательности действий бизнес-процесса, определенный вопрос: имеются ли специализированные машины, программы, которые смогут заместить и вытеснить операции бизнес-процесса, при этом не потерять в качестве.

  • Автоматизация процессов производства: основные этапы и трудности

Оптимизировать следует часто повторяющиеся процессы

Фото 2
Оптимизировать следует часто повторяющиеся процессы Александр Иванов, исполнительный директор холдинга «СЗНК», Санкт-Петербург

Необходимо регламентировать и оптимизировать многократно повторяющиеся бизнес-процессы, но не нужно делать этого для одноразовых проектов.

Я не рекомендую описывать бизнес-процессы недавно созданным, стремительно развивающимся предприятиям. Регламентировать бизнес-процессы в компании нужно тогда, когда она переходит к стабильному постоянному менеджменту. Только в этом случае регламентация поможет компании зафиксировать действующие бизнес-процессы, опираясь на которые, предприятие будет продолжать развиваться.

  • Оптимизация процессов предприятия: как повысить КПД сотрудников в 3 раза
Фото 2

«Не все йогурты одинаково полезны»

Наиболее часто к снижению эффекта или даже провалу проекта по внедрению изменений, направленных на улучшение, приводит приглашение «академических» консультантов, точнее, - тех, кто имеет только академические знания без реальной практики их применения в действующих компаниях не в проектах по внедрению изменений, а в текущей работе коммерческой компании.

У них есть большой плюс: громкие регалии, степени и звания, громкие фамилии (некоторые из них, действительно, замечательные учёные и умнейшие люди), известные и красивые витрины – названия ВУЗов, организаций и т.п., под эгидой которых они выступают.

сдохли.

  • жаль, у меня ещё столько замечательных идей!
  • Отсекать консультантов по «наличию рекомендаций» - бессмысленно, т.к. именно у таких консультантов с «благодарными отзывами» и «благодарственными письмами» всё хорошо.

    Узкий опыт

    Ещё одна причина ? это привлечение консультантов с «узким» опытом.

    , гораздо хуже для заказчика нарваться на консультанта, постоянно пребывающего в состоянии «поиска новых знаний и нового опыта».

    Для таких специалистов желание найти возможность и получить новый опыт, испытать свою методологию в других условиях, подчас сравнимо с наркотической зависимостью.

    неуспешности внедрения улучшений и начнём с фундамента.

    Группа фундаментальных причин

    Фото 3

    А что еще?

    Еще одно важное условие — контролировать не только сотрудников, но и линейных руководителей. В одной из компаний, в информационную среду которой давно было внедрено DLP-решение, у специалиста, работающего с программой, сработали правила безопасности, сообщающие о том, что в отделе бухгалтерии за предыдущий месяц один из компьютеров часто оставался включен после окончания рабочего времени, и в нем были активны бухгалтерские программы.

    После дополнительного разбирательства выяснилось, что в отделе сменился руководитель, который наладил работу таким образом, что один из бухгалтеров был вынужден постоянно задерживаться. Он попросту сбросил часть своих задач на подчиненного.

    Какая программа по оптимизации бизнеса подойдет вашей компании

    Какая программа по оптимизации бизнеса подойдет вашей компании
    1. ARIS Express – это инструмент, моделирующий процессы, он прост в установке, настройке и управлении, поэтому рекомендован как пользователям-новичкам, так и студентам высших учебных заведений.

    Эта продукция родом из семейства инструментов моделирования ARIS (ARchitecture of Integrated Information Systems) фирмы IDS Scheer (в современное время продукт является элементом компании Software AG), уже несколько лет довольно широко распространенных на рынке России и снабженных русскоязычной версией техподдержки.

    Семейство продукции ARIS (ARchitecture of Integrated Information Systems), производимое фирмой IDS Scheer, состоит из инструментов, моделирующих бизнес-процессы, из методов разработки системы согласованных показателей, оценок и оптимизации ценности бизнес-процессов, инструментов, упрощающих введение ERP-систем, создание проектов приложений и ИТ-инфраструктуры, а также инструментов, контролирующих выполнение процессов. Такие крупнейшие компании-аналитики, как Gartner Group и Forrester Research причисляют фирму IDS Scheer к мировым лидерам инструментов моделирования и анализа процессов бизнес-деятельности.

    1. Business Studio – это система моделирования бизнес-процессов российского производства, которая позволяет компаниям сделать проще и быстрее развитие системы управления. Данный продукт снабжен бесплатной версией и станет отличным помощником при введении процедуры оптимизации бизнеса.

    Фундаментальные решаемые задачи

    • Разработка проекта усовершенствования и оптимизация процессов.
    • Формализация стратегии с последующим контролем за ее достижением.
    • Разработка проекта организационной структуры компании и ее штатного расписания.
    • Разработка и распространение среди персонала компании различной регламентирующей документации.
    • Ввод в работу системы менеджмента качества согласно стандартам ISO.
    • Разработка техзаданий и поддержка ввода информационных систем.
    1. AllFusion Process Modeler

    Данная программа поможет компании при введении процедуры оптимизации бизнеса. Провести анализ, описание и моделирование модели данных — построитель мета-моделей данных. Она по заслугам лидирует среди аналогичных продуктов и состоит из трех методологий:

    • Методология IDEF3 (моделирование потоков работ).
    • Методология IDEF0 (функциональное моделирование).
    • Методология DFD (моделирование потоков данных).
    1. IBM WebSphere Business Modeler – программа с очень удобным интерфейсом для пользователей предназначена для моделирования и создания коллективной деятельности как производственных сотрудников, так и ИТ-специалистов.

    Происходит быстрая интеграция функции моделирования, а также создания рабочих бизнес-процессов и имитации. Имитация построена на базе сведений из хранилища, отчетов о преобразованиях и оценки производительности в режиме реального времени. Провести мониторинг действующих процессов возможно через сеть Интернет, опираясь на помощь простейшего браузера.

    1. ELMA – программа российского производства.

    Система управления процессами базируется на очень простом замысле: создание моделей бизнес-процессов вашего предприятия построено на демонстрации наглядных диаграмм, которые нужно загрузить в программу ELMA, и она самостоятельно отследит выполнение бизнес-процессов в практической действительности компании. Данный продукт снабжен бесплатной версией и окажет хорошую помощь при введении процедуры оптимизации бизнеса.

    Кроме управления ступенчатыми задачами, которые взаимовыгодно автоматизировать, существует модуль управления проектами. Система контроля отчетов воссоздает наилучшие условия ведения командной деятельности. Команда может эффективно работать удаленно, что особенно ценно для имеющихся у компании филиалов.

    Документооборот посредством электронных каналов связи тесно соединен с модулями системы, чем предусматривает осуществление классификации документов и их хранение. Все это ведет к экономии времени, а представление о существовании незаменимых работников сводится к нулю.

    • Повышение продуктивности: 10 стратегий, которые сэкономят время

    Мнение эксперта

    Фото 4

    «Пилите, Шура: она внутри золотая!»

    Терпение и упорство.

    топ-менеджеров компаний, в которых внедряются изменения (улучшения), являются ключевыми.

    Нередко при возникновении затруднений, при замедлении темпов внедрения улучшений (а темпы внедрения улучшений и получения первого эффекта, часто ниже планируемых и, тем более, – желаемых) или даже при получении первого результата внедрения улучшений позже желаемого, руководство компании-заказчика проявляет недовольство и нетерпение.

    тыщ раз им объяснял, мне надоело» ? рецепт: «терпение и упорство».

    Объяснять нужно, пока не поймут и не проникнутся. Разными словами, с разных сторон.

    людям зачем внедряются изменения и что они дадут лично им.

    Чек-лист и набор инструкций для оптимизации работы компании

    Чек-лист и набор инструкций для оптимизации работы компании

    Умный чек-лист и 18 инструкций, которые составили редакция журнала «Коммерческий директор», помогут разобраться, как срочно изменить работу отдела продаж, чтобы результаты вас порадовали, а не разочаровали. 

    Сохранить чек-лист и инструкции

    Оптимизация особенно актуальна для компаний с большим количеством филиалов и клиентов

    Фото 6
    Оптимизация особенно актуальна для компаний с большим количеством филиалов и клиентов Олег Меркулов, руководитель компании «Росгосстрах-Столица», Москва

    Я считаю, что особенно в оптимизации бизнеса нуждаются предприятия со множеством филиалов, обслуживающие большое количество клиентов, а именно: банки, страховые компании, сервисные организации, розничные сети, отраслевые дистрибьюторы. Для них крайне важно не снизить качество обслуживания, несмотря на открытие новых филиалов и на увеличение объема продаж. Но далеко не всем компаниям удается этого добиться. Приведу пример из жизни. Как часто с нами происходит разочарование в том или ином магазине, ресторане, кафе? В какой-то момент в этих заведениях мы замечаем ухудшение качества товаров, работ, услуг и, как следствие, перестаем туда ходить. И дело не столько в снижении уровня сервиса, причина кроется в том, что при развитии и росте компании происходит увеличение числа бизнес-процессов, отчего невозможно понять, от кого конкретно в организации зависит принятие того или иного решения. В итоге, клиент, не удовлетворенный вашей компанией, уйдет к конкуренту.

    Проблемы неизбежны, если постоянно не устранять избыточные процессы и излишние элементы контроля. Т. е. оптимизация бизнеса – это не кратковременный проект, им нужно заниматься непрерывно.

    Мнение эксперта

    Для чего нужна оптимизация бизнеса

    Для чего нужна оптимизация бизнеса

    Бизнес-процессы – это повторяющиеся, взаимосвязанные действия, выполняемые для достижения компанией определенных результатов.

    Какую цель преследует организация, решившая провести оптимизацию бизнес-процессов?

    • увеличить рентабельность бизнеса;
    • повысить управляемость бизнеса;
    • добиться точного прогнозирования и повысить качество процессов планирования;
    • повысить ценность компании в глазах потребителей;
    • улучшить взаимоотношения сотрудников различных отделов компании;
    • оптимально распределить все ресурсы предприятия и сократить расходы;
    • повысить качество выполняемой сотрудниками работы;
    • улучшить качество адаптации вновь пришедших на работу сотрудников;
    • определить и закрепить за каждым из сотрудников компании зону ответственности.

    Оптимизация бизнеса — это довольно длительная процедура, имеющая успех только в случае стабильной, беспрерывно проводимой работы в данном направлении. Фундаментом оптимизации бизнеса будет являться уже действующая система ведения бизнес-процессов, но требующая внесения дополнений, т. е. усовершенствований исходных данных. Именно в этом и состоит отличие оптимизации бизнес-процессов организации от реинжиниринга, где бизнес-деятельность начинают создавать с нуля.

    Оптимизация бизнеса является менее рискованным мероприятием по сравнению с радикальными изменениями, происходящими во время реинжиниринга.

    Основная задача оптимизации бизнеса — усовершенствовать действующие процессы на предприятии, ликвидировать всевозможные отклонения и неточности, повысить результативность введенных в работу принципов и бизнес-процессов, а также наладить между ними взаимосвязь.

    Тем не менее в некоторых крупных предприятиях вводят оптимизацию бизнеса, и она со временем приобретает колоссальные размеры, чем напоминает реинжиниринг. Такое переходное состояние уместнее называть либо «глобальная оптимизация», либо «частичный реинжиниринг».

    • Оптимизация компании: максимум прибыли при минимуме усилий

    Оптимизация бизнеса является одним из способов управления бизнес-процессами как в небольших, так и в крупных компаниях. Для того чтобы правильно провести процедуру, необходимо соблюдать определенные принципы, обеспечивающие наибольшую результативность применяемых действий, понятных любому из участников процесса:

    • важно соблюдать направление движения оптимизации бизнеса: от частного к общему, снизу вверх;
    • оптимизации подлежит только существующая бизнес-деятельность, являющаяся последовательной и прозрачной. Если вы не можете определить и описать бизнес-процессы компании, то нужно их создавать заново, т. к. отсутствует объект оптимизации;
    • учитывая все последствия оптимизации бизнеса, особое внимание обратите на то, как это отражается на конечном исполнителе, оцените сложность и объем выполняемой им работы;
    • оптимизация конкретного бизнес-процесса не должна приводить к дисбалансу другого. Тщательно выбирайте пути оптимизации бизнеса и анализируйте их вероятные последствия.

    Оптимизация бизнеса — это кропотливый и продолжительный труд, при правильном подходе к которому можно оправдать издержки предприятия, связанные с ее введением.

    Главная задача оптимизации — увеличить результативность бизнеса за счет устранения диссонанса между целями, миссией, а также внутренними и внешними обстоятельствами компании.

    Вводя процедуру оптимизации бизнеса на предприятии, можно достичь следующих целей:

    1. Прийти к полному взаимодействию между всеми отделами предприятия.
    2. Повысить качество производимых товаров, работ, услуг.
    3. Оптимизировать такие виды деятельности, как скорость поставки, быстрота обслуживания и т. п.
    4. Ликвидировать недостатки, выявленные в изначально проводимой бизнес-деятельности.
    5. Уменьшить затраты предприятия.
    6. Достичь запланированных показателей.

    Но мы дополнительно выделим еще одну цель, являющуюся широкомасштабной, но достижимой далеко не всеми организациями. Она заключается в создании инновационного, ранее неизвестного подхода к оптимизации бизнеса, наиболее подходящего именно для вашей компании.

    Компания, целью которой является рост и развитие, должна постоянно заниматься оптимизацией бизнеса. Ликвидируя определенные производственные проблемы, можно столкнуться с иными сложностями. Это бизнес, а в нем не бывает все ровно и гладко, поэтому так важно непрерывно проводить работу по оптимизации бизнес-процессов. В противном случае ваше предприятие не будет развиваться.

    К оптимизации следует подходить системно и поэтапно

    Фото 7
    К оптимизации следует подходить системно и поэтапно Алла Бедненко, директор по персоналу компании «Эконика-обувь», Москва

    Если в вашей компании происходит резкий скачок роста, то ее руководитель обязательно столкнется с вопросом постепенного введения системы оптимизации бизнеса. Именно так произошло с компанией «Эконика-обувь». Заказчиком оптимизации бизнес-процессов организации стал наш генеральный директор, куратором – вице-президент корпорации «Эконика». Непосредственным руководителем проекта – директор по персоналу.

    Проект состоит из определенных этапов:

    • разработка модели действующих процессов;
    • разработка модели оптимизированных процессов, где были бы отражены основные показатели эффективности различных отделов компании;
    • разработка программы преобразований, подготовка техзадания для ввода корпоративной информационной системы;
    • разработка положений автоматизации предприятия;
    • непосредственная оптимизация бизнеса, т. е. усовершенствование бизнес-процессов.

    Улучшение условий труда

    Создайте комфортные условия труда: организуйте удобные рабочие места, приятную окружающую атмосферу. Например, в компании Google подходят к оформлению офисов творчески. Концепция нового офиса в Москве основана на культурном наследии нашей страны. На его территории можно найти переговорную, созданную по мотивам произведения «Двенадцать стульев», или игровую зону в виде избы.

    Клерк Реклама Пакет курсов «Защита:налоговые и трудовые проверки, договоры Три онлайн-курса от «Клерка» за 5990 руб. вместо 19 950 руб. Узнать больше

    Важен и психологический комфорт. Отсутствие конфликтов и интриг позволяет сотрудникам сосредоточиться исключительно на работе, не отвлекаясь на распри и плохое настроение. Хорошо сплоченный коллектив – эмоционально устойчивый коллектив. Внимательно отслеживайте настроения внутри него, применяйте методики оценок настроения в отношении коллег и руководства. Проводите тренинги и корпоративы, направленные на объединение сотрудников, организуйте группы по интересам.

    Важно помнить и про индивидуальный подход к сотрудникам. Возможно, для кого-то предпочтителен гибкий график. Если Ваши сотрудники - это креативные и динамичные люди, а характер работы не зависит от времени дня, попробуйте создать условия работы, приемлемые для всех.

    Оптимизация бизнес-процессов компании: типичные ошибки, которых следует избегать

    Оптимизация бизнес-процессов компании: типичные ошибки, которых следует избегать

    Во время проведения оптимизации бизнеса компания сталкивается со множеством трудностей. К примеру, часто оптимизацией могут заниматься разные сотрудники в разные промежутки времени. В этом случае страдает не только стиль, но и регламент описания процессов. Необходимо дополнительно разработать план характеристики и стандарты процессов, при этом нужно согласовать структурные элементы таких документов.

    Зачастую проблема заключается в том, что предприятия не уделяют серьезного внимания обсуждению того, «как надо» выполнять процесс. Автоматизировать непреобразованные процессы рискованно, можно получить «автоматизированный хаос». Уже во время первого этапа оптимизации бизнеса, создавая описание действующих процессов, необходимо искать варианты их оптимизации. Такие преобразования порой приводят к тому, что приходится менять организационную систему компании.

    Разрабатывая процедуру усовершенствования бизнес-процессов, необходимо, прежде всего, делать акцент на описании процессов, т.е. на регламенте. Нельзя изменять какой-то процесс без изменения регламента, в противном случае это приведет к беспорядку. Крайне важно контролировать актуальность всех регламентов. Для преобразования любого процесса нужно прописать его на бумажном носителе, провести апробацию, а затем начинать автоматизацию.

    Поспешное внедрение нового программного продукта может стать отрицательным фактором для оптимизации бизнеса, особенно если специалисты не следят должным образом за работой серверов, благодаря которым функционирует введенное программное обеспечение. Нестабильно работающие и медленные сервера, ненастроенное программное обеспечение приводят к тому, что сроки на ввод в эксплуатацию увеличиваются. Персонал компании настороженно относится к введению процедуры оптимизации бизнеса, они не хотят этих преобразований. Апробацию и настройку нового ПО можно проводить на медленно работающих серверах, но ввод в эксплуатацию преобразованного ПО требует мощно работающего сервера, функционирующего без ошибок.

    Работа с персоналом – важнейшая задача при автоматизации бизнес-процессов. Чтобы провести правильную наладку деятельности после процедуры оптимизации бизнеса, необходимо сформировать компетентный центр, решающий любые проблемы и вопросы. Проведите инструктаж с каждым из сотрудников компании, чтобы они не только правильно понимали особенности выполнения процесса, но и свою роль в нем.

    • Расходы на персонал: управление, планирование и оптимизация

    Наиболее эффективные методы оптимизации бизнеса

    Наиболее эффективные методы оптимизации бизнеса

    Рассмотрим методы оптимизации бизнес-процессов предприятия:

    • фиксирование оснований, ведущих к принятию важных управленческих решений;
    • разработка или модернизация различных форм документов компании;
    • усовершенствование состава и очередности мероприятий бизнес-процесса;
    • изменение требований к итоговым показателям;
    • установление зоны ответственности по выполнению той или иной процедуры.

    Фиксирование оснований, ведущих к принятию важных управленческих решений.

    В принципе, это четкий алгоритм действий по принятию управленческих решений на базе структурообразования условий. Они бывают стандартными, принимаемыми в процессе ведения бизнеса, например, поставка продукции по предоплате или с отсрочкой платежа и другие. Далее необходимо определить первоначальные данные: размер долга, период сотрудничества и т.п. Затем следует установить порядок принятия решений и распределить области ответственности по итоговым показателям, например: до 50 000 рублей решения принимаются менеджером, а более 50 000 рублей – руководителем отдела. Такой подход при оптимизации бизнеса поможет освободить руководителей от текущей деятельности, которой могут заниматься его подчиненные и, как следствие, данный факт благоприятно скажется на затратах компании.

    Разработка или модернизация различных форм документов компании.

    Зачастую информация в бизнесе передается в нефиксированном виде, т.е. устно, вследствие чего она, как правило, утрачивается или искажается при передаче данных. Работникам приходится затрачивать больше времени на их восстановление. Чтобы не терять информацию, нужно ее зафиксировать в определенной форме. Это необходимо как для структурообразования сведений, так и для формирования планов по выполнению бизнес-процессов, а также последующего учета. В формах документов компании лучше использовать различные классификаторы сведений с целью упрощения обработки информации, в т. ч. и компьютеризированной.

    Усовершенствование состава и очередности мероприятий бизнес-процесса.

    Важно ликвидировать из бизнес-процесса процедуры, не прибавляющие ценности итоговым показателям компании. При оптимизации бизнеса исключите лишние действия, ненужные элементы контроля и т.п. Так, например, нет смысла согласовывать типовой договор компании с юридическим отделом, т. к. они его и разрабатывали с учетом норм действующего законодательства. Нетрадиционные сценарии бизнес-процессов следует воспринимать как проекты.

    Изменение требований к итоговым показателям.

    Требования к итоговым показателям необходимо детализировать и разложить на измеримые компоненты. Если руководитель настаивает на качественном выполнении работы со стороны своих сотрудников, то ему следует указать пределы качества, например, размер выпускаемой детали должен быть не более и не менее конкретных показателей, период на обслуживание клиента не должен превышать конкретное время и т. п. То есть при введении оптимизации бизнеса в компании должны быть зафиксированы и при этом доведены до исполнителя нормы, которые касаются итогов проведения определенных процедур.

    Установление зоны ответственности по выполнению той или иной процедуры.

    Нужно определить, кто является ответственным за ту или иную процедуру. Необходимо закрепить все обязанности сотрудников в локально-нормативных актах компании, таких как должностные инструкции работников, положения об отделах предприятия и т. п. Закрепленные в документах компании нормы ответственности имеют совсем другое значение для подчиненных, чем устные указания руководства.

    • Материальная ответственность работника: как сохранить имущество компании

    Вопросы и ответы

    Источники

    Использованные источники информации.

    • https://www.klerk.ru/job/articles/445738/
    • https://www.kom-dir.ru/article/1682-optimizatsiya-biznesa
    • https://hr-portal.ru/article/razbor-polyotov-po-vnedreniyu-uluchsheniy-v-kompaniyah-pochemu-privodyat-k-uspehu-pochemu
    • https://rb.ru/opinion/effektivnost-raboty/
    0 из 5. Оценок: 0.

    Комментарии (0)

    Поделитесь своим мнением о статье.

    Ещё никто не оставил комментария, вы будете первым.


    Написать комментарий